【システム管理者が教える】テレワークのさぼりがばれる原因！導入検討中の方へメリット・デメリットも解説！

新型コロナウイルスの影響から、国関与で急速に推し進められているテレワーク。

みなさんの企業では、テレワークの環境整備が進んでいますか？こんなご時世ですからテレワークにした方がいいと考えていても、上司が消極的でなかなか進んでいないというのが現状ではないでしょうか。

企業側、従業員側からみたメリット・デメリットとともに、なぜ上役はテレワークに消極的なのか、生の声を聞きましたのでお伝えしますよ！

ただ、みなさんが気になるのは、サボっているのがバレるのか、ということですよね笑

こちらについても、テレワークシステムを管理している僕の立場から、サボっているのがバレるのか？や、適度にサボってもバレない方法もお教えしますよ！

サボりがバレる要因をサクッと知りたいという方は、下記目次から該当項目に飛んでくださいね。笑

テレワークのメリット

離職率の低下、社員の定着

介護や出産により出勤できない人でも、在宅であれば勤務できる場合があります。また、結婚等諸事情により企業のある土地から離れなければならない、物理的に出勤ができないという場合にも、テレワークは有効ですよね。

こういった事情で辞める人が少なくなりますから、離職率の低下、社員の定着に繋がるのです。

また、最近の若い人はテレワークを導入しているか否かを就職活動の目安にしているようです。

職種によりますが、このご時世に全くテレワークを導入していない場合、古い企業だと思われ、敬遠されてしまいます。

コスト削減

テレワークをすれば、社員は自宅もしくは外出先で仕事をすることができます。つまり、極論オフィスが不要になるということですね。

オフィスが不要ということは、電気代や家賃、空調代等がいらなくります。

また、オフィスを無くすというのは無理でも、縮小程度なら可能な企業が多いので、それだけでもコスト削減効果が期待できます。

また、前述した離職率の低下、社員の定着もコスト削減に繋がっています。

一般的にはひとりの退職で３１３万円の損失になるようです。その社員がこれから売り上げるであろう金額も加味すると大きな損失になります。

BCP対策(事業継続計画)

みなさんは事業継続計画というものをご存じでしょうか？

事業継続計画とは、自然災害や不祥事、テロ、パンデミックなどが発生した場合の損害を抑え、早急に事業を復旧し、供給責任を果たす為のマニュアルの事です。

例えば現在はコロナウイルスのパンデミックが発生していますよね。社内でクラスターが発生した場合、事業を一時的にでも停止せざるをえません。

しかし、テレワークを導入していれば、誰かが感染しても他の人には関係ないので、事業を継続させることができます。また、仮に濃厚接触者となり出勤できなくなっても、体調が悪くないのであれば自宅で仕事ができます。

これは自然災害やテロにより出社できない場合にも同じことが言えますので、BCP対策をとっているとして評価される企業になれます。

テレワークのメリット(社員側)

ストレスが減る

出社するとたくさんのストレスを感じますよね。顔を合わせるのが嫌な人がいたり、上司の自慢話に付き合ったり、、。満員電車での通勤がストレスになっている方もいるでしょう。

他にも数え切れないほどありますが、社内で発生するこういったストレスが全て無くなるのがテレワークなのです。

時間の使い方に余裕ができる(ライフ・ワーク・バランス)

テレワークをおこなうことで仕事をするにあたり発生する無駄な時間を省くことができます。

そして、浮いた時間を有意義に活用することでライフワークバランスの向上が期待できるんですね。

みなさまが真っ先に思い浮かぶのが通勤時間ではないでしょうか？通勤時間が片道30分だとすれば、１日に1時間が自分の時間になります。

また、会社にいるとどうしても無駄話をしてくる人に付き合わなくてはいけなかったり、する必要のない無駄な会議が増えます。

他にも、上司が帰っていないために帰りにくく、無駄な残業をしていたりしませんか？そういったこともテレワークであれば気にしなくて済むんです！

こういった無駄な時間がまるまる無ければ、効率的にやるべき仕事をこなし、自分の時間を増やせると思いませんか？

自分のために使える時間が増える

テレワーク中であれば、無駄な時間が減ることは前述しました。

無駄な時間が削減されたことにより、テレワーク中であればその時間を自分のために使用することができます。

例えば、会社に出勤していた場合少し時間が空いても何もすることがなく、手持ち無沙汰になってしまうことがあるかもしれません。

しかし自宅で仕事をしている場合、少し手が空いた時に洗濯や掃除をしてしまうことができます！

テレワークをしていない時のように仕事から帰ってきて家事をする、、ということが無くなり、仕事が終わったあとの自分の時間が増えるんですね！

また、育児や介護などをしている方にとっても、テレワークができればそれらを両立することだって可能なんです！

テレワークによって発生するデメリット

導入までにコストと時間がかかる

テレワークシステムを導入するまでにやらなくてはいけないことはたくさんあります。

テレワークを行うにあたり、現状の問題点洗い出しや、システム会社と連携した環境構築、設備の導入などです。

ノートパソコンもしくはタブレットが無い企業では、こういった機器を導入しなければなりませんが、日本のほとんどの企業で問題になるのがFAXです。

海外ではFAXはほとんど使われていないのでこの問題はでてきませんが、日本でのFAX使用率は突出して多いんです。

この問題を解決するのにFAX電子化ソリューションと呼ばれるソフトウェアを導入する必要があるのですが、多額の費用と時間が必要になります。

このソフトウェアを使用すれば個々のパソコンからFAXデータの送受信が可能になります。

なぜ日本は時代遅れのFAXに依存しているのでしょうか。メール等がスタンダードになるよう改善してほしいですね、、。

しかし、ここに挙げたのは代表例であり、やらなければならないことは大量にあります。

コミュニケーションをどうするか、等の問題もありますが、現在皆様が紙ベースで行っている作業の全てを電子化でおこなえるようにしなければならない、と考えるとわかりやすいかもしれません！

社員の管理が難しくなる

上司の方が危惧するのが、本当に仕事をしているかわからない場合があるということです。

社内の目に届く範囲にいれば仕事をしているのかどうかすぐにわかりますよね？また、取引先と電話する声が聞こえることもありますから、どのような仕事をしているかなんとなくでも把握しやすい傾向にあります。

これまで何十年と対面で仕事をしていた上司からすると、部下が目の届く範囲にいない・なにをしているのか報告があるまで全くわからないというのが想像できず、耐えられないというケースです。

また、上司の年齢になるとWebでの指導に慣れていないケースもあり、電話だと表情が見えないので嫌う傾向にあります。その為、どのように指導するのが最適なのかわからなくなるのです。

指導するのも社員管理の一環ですから、こういった理由から社員の管理が難しくなるのです。

報連相が疎かになる可能性がある

前述しましたが、上司からするとテレワーク中の社員はなにをしているのかわかりません。

その為上司から仕事の進捗確認をしにくく、必然的に部下から積極的に報連相を行う必要があります。

お互い社内にいれば細かな報連相ができますが、いちいち電話やメールを使わなければならない為に後でまとめてで報告しようとなる人もいます。

そうすると、そのまま報告を忘れてミスに繋がったり、相談を密にすることができず、プロジェクトがうまくいかないことにも繋がります。

テレワーク中はコミュニケーション不足になるということでもありますが、新入社員だと世間話をする機会がないことにより報連相がしやすい関係性を築けない場合があります。

テレワークでのサボりがバレる原因(システム管理者視点)

みなさんが1番気になっていたかと思うこちらの項目ですが、要因はいくつかあります。

本人の態度が怪しいとか、電話に音声や動画の音が入ってしまったとかそういった気の緩みといった理由はみなさん十分気をつけているかと思いますので、割愛させていただきます。

システム管理者から見たサボりがバレる原因は、パソコンの操作履歴を管理するシステム構築がされているかどうかです。

一般的にこういった機能のあるソフトウェアは資産管理ソフトとも呼ばれる場合があります。リアルタイムでOA機器(パソコン等)の資産情報を把握できるからですね。

僕の会社でもこういったソフトウェアを導入しているため、テレワーク中であっても仕事をさぼっていたかどうかはすぐにわかってしまいます。

今度はみなさん、自分の会社ではこういったシステムを導入しているか気になってきましたよね？笑

そこでついでといっては何ですが、わかる可能性のある方法をお伝えしますね！

ソフトウェア販売会社からの電話・郵便物

ソフトウェア会社からは必ずなにかしらの郵便物や電話があります。

こういったソフトウェアを使用するには保守契約を締結していることが多いですから、保守契約書や請求書が郵送で届きます。また、こちらからの問い合わせへの回答や、不具合等の緊急連絡時に電話が入ることもあります。

もしあなたが郵便物や、システム管理者への電話の引継ぎをした場合、社名をネットで調べてみるのも１つの手でしょう。笑

パソコンのスタートアップ項目を確認する

資産管理ソフトでは、パソコンの起動時にデータを吸い上げ、サーバへ送るケースも多くスタートアップ項目に組み込まれていることがあります。

スタートアップ項目とは、パソコンが起動するタイミングで同時にソフトウェアもバックグラウンドで立ち上がるということです。

こちらは下記手順で簡単に確認できますよ！

こちらのリスト内に見たことのないものがあれば、それをネットで検索してみてください。

そこで資産管理のソフトや企業がヒットした場合、完全に黒です。

監視ソフトが入っている場合、どの程度の監視がされているのか

結論から申し上げますと、リアルタイムで画面を見られている場合、画面上の操作すべてが監視されています！

人が使用してるパソコンを後ろからのぞき見しているのと同じですね。ただ、ここまでしている企業は人件費の問題もあり滅多にいないと思います。

リアルタイムでなければ、ログとして秒単位でのページ移動やアプリの起動・終了、Web閲覧履歴、ブラウザ間の移動等ほぼすべての情報が記録として残っています。

監視されているにしても、後日このログを確認するという企業が多いですが、このログも大量すぎて1日分見るだけでも相当疲れてしまいます。ですから、なにか問題が起こった場合のみ確認することし、日常的にチェックはしていません！

監視されているとしてもサボりたい！システム管理者からのリアルな声

前述の通り、ログの履歴はほぼすべてが保存されてしまいますが、量はとんでもなく多くなります。

ですので、１つずつログを確認していくことは不可能ですよね。つまり、ページ移動やExcelの保存だけでもいいので、なにかしら操作を数分おきにしておくというのが最高のカモフラージュになります。

僕からするとパッと見て操作履歴が５～１０分以内に継続して存在すれば、考えながら作業をしているんだと感じるか、問題なしとしてスルーします。

ですので、1時間も操作履歴がなかったり、サボろうと思ってパソコンの電源を切ってしまうとすぐにばれてしまうので、それは絶対にやめてください！

まとめ

ここまででテレワークについて随分と理解が深まったのではないでしょうか。テレワークの監視やサボる方法についても、システム管理者しか知りえない情報もございますので、みなさまのお力になれるかと思っております！

せっかく働きやすい環境が整ってきましたので、これを上手に利用していきましょうね！

それでは、最後までお読みいただき誠にありがとうございました！